L'archivage de données SAP® est le seul moyen de réduire, puis stabiliser la taille de la base de données R/3. Pour que ce dernier objectif soit totalement atteint, il est indispensable que les traitements d’archivage soient effectués régulièrement. Ces traitements nécessitent un certains nombre d’opérations de la part des équipes système : préparation des variantes, ordonnancement et suivi des traitements.

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Principales caractéristiques :

Possibilité de regrouper des entités organisation-
nelles au sein de vos périmètres d'archivage. Vous pouvez définir autant de périmètres d'archivage que vous le souhaitez (par société, par pays...) afin d'archiver séparément les données en utilisant des règles d'archivage différentes.

Possibilité de mise en attente d'une session.
Lorsque des fenêtres d'archivage sont utilisées, on peut forcer la mise en attente d'une session. Cette dernière sera poursuivie lors d'une exécution ultérieure. Limitation de la durée d'une session. Vous pouvez préciser une durée maximum d'exécution. Lorsque cette durée est atteinte, l'ASC cesse de planifier des sessions d'archivage.

Gestion de fenêtres d'archivage. Pour chaque objet d'archivage et chaque périmètre, il est possible de définir des jours fixes ou variables pour lesquels l'archivage ne doit pas avoir lieu.

Traitement des sessions d'archivage en retard. Lors de l'installation de l'ASC les sessions d'archivage en retard peuvent être traitées soit séparément soit regroupées au sein d'une même session. Redémarrage automatique d'une session en cas d'interruption. Cela garantit une gestion permanente des sessions d'archivage en cours.

Limitation du nombre de processus d'arrière-plan occupés par les traitements liés à l'archivage. Il est possible de limiter le nombre de processus simultanés utilisés par une session d'archivage. Le nombre de jobs de suppression simultanés est également paramétrable.

Prise en compte de la profondeur d'archivage. A la notion de durée de résidence, il est possible d'ajouter celle de profondeur d'archivage, ce qui permet de diminuer fortement les temps de traitement.

Traitements nécessaires à une session d'archivage

Une session d'archivage comporte au minimum une phase d'écriture et une phase de suppression. En fonction des objets d'archivage traités, des choix d'architecture, des besoins en relecture et de certaines spécificités utilisateurs, on pourra également trouver :
- Un pré et/ou post traitement propre à l'objet d'archivage
- Un stockage des fichiers ADK dans un Content Server.
- Un pré et/ou post traitement supplémentaire défini par l'utilisateur.

Dans le cas où des modules de relecture PBS® sont utilisés, il convient de lancer les traitements de création et d'activation des fichiers d'index.

Enfin, lorsque les fichiers d'archives ADK ne sont plus nécessaires, il faut vider les structures d'informations d'archives qui les utilisent, et le cas échéant, les retirer des index PBS®

La liste des traitements à lancer peut évoluer fortement en fonction de l'origine des données à archiver, notamment dans le cas d'un environnement multi sociétés ou multi national.

Par exemple, pour l'objet d'archivage SD_VBRK (factures):
- Les factures de l'organisation commerciale X sont archivées 6 mois après création et doivent être accessibles via PBS® durant 5 ans.
- Les factures de l'organisation Y sont archivées 12 mois après création, et sont accessibles via une structure d'informations d'archives durant 8 ans. Après archivage, il est nécessaire d'exécuter un traitement particulier afin de mettre à jour des tables spécifiques.

Planification des sessions d'archivage

Le déroulement d'une session d'archivage impacte le système SAP sous deux aspects : consommation de ressources système souvent importantes et perte momentanée d'informations, en cas de reporting. Pour chaque objet d'archivage, il convient de définir des fenêtres d'archivage qui tiennent compte des plages oeuvrées, ainsi que de certaines périodes calendaires réservées par vos services.

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Principe de fonctionnement de l'ASC

Pour chaque objet d'archivage, l'ASC établit la liste des traitements à exécuter, crée les variantes nécessaires à chaque programme.

L'ASC crée, pilote, relance si nécessaire l'ensemble des traitements de la session.

Lors de la préparation des jobs, l'ASC vérifie si les fenêtres d'archivage définies dans le paramétrage autorisent leur lancement. Il contrôle également le nombre de jobs actifs afin d'éviter tout blocage système.

Utilisation de l'ASC

L'ASC est toujours lancé en arrière-plan. Il peut être planifié dans R/3 ou via tout type d'outil d'ordonnancement externe. Les différentes options de sélection permettent de préciser les objets d'archivage et les périmètres d'archivage qui peuvent être traités durant la session.

L'ASC se termine à la fin de la dernière session d'archivage.

En fin de traitement, un rapport est émis, qui regroupe la liste des sessions d'archivage effectuées et l'état de tous les traitements lancés.