Was macht die Verwendung der ASC für mich interessant?
- Finanziell: ASC garantiert den mit dem Kunden vereinbarten ROI, da es die sich wiederholenden Archivierungsarbeiten durchführt, die in nach Beendigung von Projekten durchgeführt werden sollten, jedoch allzu häufig aus internen Gründen gestoppt werden. Außer dem wiederholten Betriebsmodus wird die ASC ab dem Anlauf des Projektes verwendet, da es den Start aller Archivierungssitzungen (anfängliche Archivierung) sicherstellt und so Arbeitstage für andere Leistungen freimacht (somit finanziert sich das ASC selbst).
- Technik: Korrekt parametriert macht die ASC keine Fehler und vergisst nicht, die Bearbeitungen im dem ihr vorgegebenen Zeitrahmen durchzuführen. Somit vermeidet die ASC alle „wilden“ Archivierungen, die ein Unternehmen im Falle von Steuerprüfungen finanziellen Forderungen aussetzen.. Während des Archivierungsprojektes ermöglicht die ASC, Aktualisierungen auf den Produktionskopien durchzuführen, um die Belastung des Projektes zu minimieren, und führt danach automatisch die Archivierungsläufe aus.

Wie wird die ASC installiert ?
Die Installation der Software erfolgt als SAP Add-On.

• Wie lange dauert die Installation ?
Weniger als eine Stunde. Die erforderliche Parametrierung dauert im Allgemeinen weniger als einen Tag.

Und werden alle Archivierungsobjekte von der ASC abgedeckt ?
Nein, nur die wichtigsten (etwa 40), und TJC fügt nach und nach und je nach den Anforderungen der Kunden neue hinzu. Die Anwender können ebenfalls Archivierungsobjekte darin eingeschlossen ihre eigenen, hinzufügen.

Gibt es ein Benutzerhandbuch ?
Ja. Das Produkt wird mit einem Parametrierungs- und Benutzerhandbuch geliefert, das auch im Internet zur Verfügung steht.

Was ist der Vorteil eines externen Schedulers ?
Diese Frage wird häufig gestellt, denn viele unserer Kunden nutzen einen externen Scheduler. Um es einfach zu machen: einem Scheduler wird gesagt, was er zu tun hat. Er tut es und wenn etwas falsch läuft (z.B. ein Programmabbruch), erfolgt eine Nachricht und die Lösung des Problems muss von Ihnen selbst gelöst werden. Die ASC entscheidet was zu tun ist abhängig des Customizing, führt den Lauf aus, und wenn etwas falsch läuft, löst sie das Problem selber. Es sieht nach einer einfachen Antwort aus, bitte schauen Sie die komplette Antwort in dieser 15 minütigen Presentation an http://www.tjc-software.com/demos/ASC_Scheduler/en/ASC_Scheduler_en.php Wir machen nur Datenarchivierung. Aber Archivierung durchzuführen, ist einer der komplexesten Prozesse. Sie brauchen das Scheduling nicht wechseln wenn Sie den Archivierungsprozess verändern oder wenn Systemvolumen und die Performance sich ändern. Das Scheduler Support Team kann Ihnen helfen, die ASC so einzustellen, dass einige feste oder variable Tage und/oder Tageszeiten blockiert werden. Der externe Scheduler wird den ASC Hauptjob starten. Dann wird der Scheduler alle Archivierungssitzungen sehen, die von der ASC gestartet wurden. Er wird sie jedoch nicht beeinträchtigen. Wir bieten eine Transaktion an, die bei einem Systemnotfall die ASC stoppen wird. Die ASC wird Varianten erstellen, Archivierungssitzungen durchführen und alle sonstigen notwendigen Massnahmen unternehmen, und immer die Einstellungen respektieren, wie z.B. die Anzahl der benötigten Batchs. Zusätzlich wird die ASC dem Scheduler helfen, denn er benötigt die verfügbaren Batchprozesse, damit das Archivieren immer auf dem neusten Stand ist und andere Jobs leichter durchgeführt werden können.

Kann die ASC von einem externen Scheduler gesteuert werden?
Ja. Die ASC kann durch ein Scheduling-Tool gestartet werden. Alle Jobs der Archivierungssitzungen werden vom ASC verwaltet, aber sie können vom Scheduler abgefangen werden (nur zu Informationszwecken).

Was ist die Lebensdauer der ASC „TJC“ gegenüber SAP ?
Das ASC ist in ABAP entwickelt; die Programme werden im Quellcode geliefert. Er existiert seit 2005 und steht in den Versionen 4.0 und höher zur Verfügung (siehe Verfügbarkeitstabelle)

Werden die Verbindungen zwischen Archivierungsobjekten vom ASC berücksichtigt ?
Die Verbindungen werden über die Parametrierung der ASC verwaltet. Eine Verbindung des Typs 'Objekt A nach Objekt B“ garantiert, dass die Archivierung des Objektes A für einen bestimmten Monat nur dann startet, wenn die Archivierungssitzung von Objekt B für denselben Monat beendet ist. Die Verbindungen zwischen Objekten werden nur dann berücksichtigt, wenn diese Objekte selbst von der ASC verwaltet werden. Der Anwender kann alle Verbindungen hinzufügen, die ihm erforderlich erscheinen.

Können Archivierungssitzungen für ein gleiches Objekt parallel durchgeführt werden ?
Ja, unter der Bedingung, dass nicht nur die verwendeten Werte vorhanden sind, um die Daten auszuwählen, die sich nicht überschneiden. Die ASC überprüft diese Bedingung, bevor es eine neue Archivierungssitzung startet.

Was macht das ASC bei einem Stopp des Systems?
Je nach der Parametrierung kann sie erneut starten und die Archivierungssitzungen wieder aufnehmen.

Was macht dies ASC bei einer Unterbrechung eines Archivierungsjobs ?
Sie startetden unterbrochenen Job erneut. Die Anzahl der Neustarts ist parametrierbar.

Kann die Anzahl der von der ASC gestarteten Jobs begrenzt werden ?
Ja, die Parametrierung präzisiert die Anzahl der Archivierungssitzungen und der Jobs, die gleichzeitig aktiv sein können.

Kann das ASC die Auswirkung der Archivierung auf die Systemleistung verwalten ?
Ja. Die Anzahl der gleichzeitig aktiven Jobs kann je nach den Betriebsmodi parametriert werden. Die Anzahl der Löschjobs (die die Systemleistung am meisten beeinträchtigen) kann nach Menge und in Funktion der Stunden, die das System verwendet wird, begrenzt werden. Die ASC verwaltet ebenfalls Daten, für die keine Archivierung durchgeführt werden muss (z.B. bei den Steuerabschlüssen).

Wie kann ein Prozess zum Backup der Archivdateien in einem Automatisierungsmodus verwaltet werden ?
Das ASC kann eine Diskettenkopie der ADK-Dateien durchführen, bevor Letztere Gegenstand des Löschjobs sind.

Die Archivierung bestimmter Objekte kann eine spezifische Bearbeitung erforderlich machen, um sie archivierbar zu machen. Kann eine derartige Bearbeitung berücksichtigt werden ?
Standardmäßig ermöglicht die ASC die Verwaltung einer Vorbearbeitung durch den Anwender (zusätzlich zur SAP-Vorbearbeitung). Die Definition der für diese Bearbeitung erforderlichen Variante erfolgt durch einen User-Exit.

Ermöglicht die ASC, eine progressive Installierung der Archivierung sicherzustellen ?
Im Betriebsmodus "Wiederholtes Archivieren" bearbeitet die ASC standardmäßig alle Archivierungsobjekte, für die es eine Parametrierung besitzt. Es kann auch z.B. nur ein einziges Objekt behandeln oder nur alle diejenigen Objekte, die sich auf ein einziges Land beziehen.

Können die Archivierungen nach Organisationseinheiten (Gesellschaften, Abteilung, Handelsorganisationen usw.) mit der ASC verwaltet werden ?
Ja. Dafür wird das Konzept des Archivierungsumfangs verwendet, das ermöglicht, die Archivierung nach Gesellschaft oder nach Land aufzugliedern und dabei verschiedene Laufzeiten zu verwenden . Die Voraussetzung ist, dass die behandelten Archivierungsobjekte selbst diese Aufgliederung berücksichtigen können. Diese Funktion ist in allen Versionen ab 4.0 verfügbar.

Welche Art von Reportingberichten, Statistiken oder Status Informationen liefert das Produkt ?
Sie müssen beachten, dass Sie nach einiger Zeit die Datenarchivierung wahrscheinlich nur einmal alle drei Monate überprüfen werden. Jeder Lauf der ASC erstellt ein Feedback mit Informationen über jeden Ablaufschritt. Für Business Archiving Objekte erhalten Sie zusätzlich den Prozentsatz über die Anzahl archivierter Objekte (Anzahl archivierter Objekte / Anzahl ausgewählter Objekte mit Variante). Detaillierte Informationen über jeden Archivierungslauf ( Jobliste, Laufzeit, Dauer, Status etc…) sind in einer historischen Datentabelle verzeichnet.

Der erste Teil der Präsentation und der Demo stellen hauptsächlich den Nutzen von Org Strukturelementen in den Archivierungsobjekten und Varianten vor. Wir nutzen gegenwärtig keine Org structure Elemente in unseren Varianten. Wird uns das Produkt immer noch nützlich sein ?
Manche Firmen nutzen ArchiveLink, und manche nicht. Dasselbe gilt für PBS add-ons und für externe Scheduler : ASC lässt sich bei allen integrieren. . Als erstes werden Org Strukturen nicht nur für Buchungskreise verwendet. Das Verwenden von Archivierungsbereichen um das Archivieren mit Organisation oder Dokumententyp durchzuführen, ist nicht pflicht.
Obwohl es gängig verwendet wird, weil die Archivierungsregeln für ein Objekt unterschiedlich sein können. Zum Beispiel können Inbound IDOCS nach 6 Monaten und Outbound IDOCS nach 3 Monaten archiviert werden(für mehr Details : www.tjc-software.com/demos/ASC_Customizing_IDOC/ASC_Customizing_IDOC.php, oder das Archivieren von CO_ITEM für CTR nach 12 Monaten aber nur nach 3 Monaten für REO. All dies wird mithilfe von Archivierungsbereichen durchgeführt.

Selbst wenn ein Archivierungslauf ohne einen Archivierungsbereich durchgeführt wird, müssen jeden Monat X Archivierungsläufe gestartet und verwaltet werden. Mit der ASC können Sie sicher sein, dass alle Archivierungsläufe die innerhalb des Monats laufen sollen, wirklich ausgeführt werden. ASC berücksichtigt alle verspäteten Archivierungsläufe (im falle eines Archivierungsabbruchs während eines Software-Upgrades, wegen Urlaub…) Da Archivierung zur Vorbereitung und Nachverfolgung immer Ressourcen benötigt, archivieren manche Firmen nur ein oder zweimal pro Jahr.

Automatisierung ermöglich, Archivieren auf einer regulären Basis durchzuführen, und das Datenwachstum unter Kontrolle zu halten. Dann, selbst wenn heute keine Org Strukturen in den Archivierungsvarianten benutzt werden, werden sie vielleicht mit der ASC benutzt um Archivdateien mit mehr geordneten Daten zu erstellen ( wenn weniger Archivdateien geöffnet werden geht es schneller) ASC-Kontrollen sind auf Archivierungsobjekten, Archivierungsbereichen und Archivierungsoptionen basiert, abr es funktioniert auch, wenn keine Archivierungsbereiche benutzt werden. Schauen Sie sich ein SD Beispiel an: www.tjc-software.com/demos/ASC_SD_customizing/ASC_SD_customizing.php

Welcher Produktivitätsanspruch kann an die ASC gestellt werden ?
Das ASC-Konzept benutzt nicht die CPU. Die meiste Zeit der Sitzung beruht auf Archivierungsjobs und PBS jobs. Stellen Sie sich eine Person vor, die 24 H am Tagt, 365 Tage im Jahr arbeitet und wirklich schnell arbeitet: Ein Archivierungsexperte ! Das ist der Produktivitätsanspruch, den Sie bekommen.

Andere Themen sind:
- Sie können den Archivierungsprozess verbessern (keine Komplexität mehr)
- Kein Nachdenken über die Parametrierung beim Erstellen eines neuen Archivierungsobjektes
- Keine Fehler (wie zu frühes Archivieren, oder das Vergessen eines Monats)
- Kein Grund die Archivierung zu stoppen, selbst wenn das Team mit Arbeit überlastet ist
- Perfekte Dokumentation der Archivierung
- Auditoren lieben Automatisierung: Sie können dann sicher sein was in den Archivdateien ist, und was nicht enthalten ist..
Wir haben die Herausforderungen der Datenarchivierung und weshalb die ASC gerade dabei interessant ist, in dieser Demo hervorgehoben:
http://www.tjc-software.com/demos/ASC_Archiving_Challenge/ASC_Archiving_Challenge.php