SAP Archiving challenge
Vous êtes en charge de l’archivage d’un ou plusieurs systèmes SAP : bravo!

Ces challenges surgiront :
Durant le projet
Durant les tests
Au démarrage
Lors de l’archivage récurrent

Durant le projet
Identifier le périmètre

Vous aurez pris soin d’identifier les volumétries des principaux objets, ainsi que les liens entre objets. La multiplication exagérée des objets archivées ne permet en général qu’un gain minime.

Définir les objectifs

Vous aurez, seule ou avec l’aide d’un conseil expérimenté, défini la croissance prévisionnelle de la base et les gains provisionnels en volume Vous n’archiverez que rarement 100% des données, un taux d’archivage de 95% est souvent suffisant. Vous devrez suivre le taux d’archivage obtenu.

Nommage

Les personnes qui vont utiliser les données archivées ne sont peut être pas encore dans la société. Pour accéder aux données archivées, certains utilisateurs devront peut être sélectionner dans une liste déroulante les bons fichiers d’archives. Les règles de nommage des fichiers d’archives doivent être homogènes, contenir les bonnes information, et ceci dès les premiers archivages.

Respect des contraintes légales et fiscales

La législation fiscale diffère selon les pays, mais des lignes directrices sont applicables partout. Les délais de rétention vont varier par objet, et peuvent varier selon les pays, sociétés, ou entités organisationnelles. L’archivage doit tenir compte de ces paramètres diversifiés.

Organisation de l'archivage

Sur quel mandant tester l’archivage Sur quel périmètre vais-je permettre aux utilisateurs de tester la solution Combien de refresh de mon système m’obligeront à archiver à nouveau à des fins de tests pendant mon projet d’archivage ? La gestion efficace et rapide des runs d’archivages est un atout durant le projet.

Archivage balai

La façon d’archiver impacte le contenu des archives, et les temps d’accès aux données archivées. Archiver depuis les origines jusqu’à la période de rétention est long (on repasse a chaque fois sur des données non archivable) et ne permet d’identifier dans une archive les données archivées. Mettez en place un archivage par période (par mois par exemple), puis un archivage balai (sur l’année).

Durant les tests
Run time fastidieux

La façon la plus efficace d’entrainer l’adhésion des Key user est de leur laisser tester leur données archivées sur une copie de production. Archivez en test un périmètre maximum, et ce très rapidement dans le projet de façon à laisser le temps aux utilisateurs de s’approprier l’archivage.

Gérer les refresh

Un refresh de votre copie de production utilisée sur le projet est toujours un contretemps. Vous pourrez anticiper et documenter vos tests d’archivage (ration d’archivage, logs, temps de traitement). Idéalement, un outil automatisera l’archivage en cours afin de disposer rapidement d’un nouvel archivage sur votre copie rafraichie.

Montrer aux utilisateurs

Les utilisateurs sont rarement demandeurs d’archivage. Des possibilités de tests facilités vont entrainer une adhésion plus facile à votre projet. Encore faut t’il que les technologies de relecture soient opérationnelles sur le système de test, sinon les utilisateurs seront déçus. Gérez avec attention les accès aux données archivées durant le projet.

Anticiper les relectures

Pour montrer les accès aux donées archivées, vous devrez selon votre projet: - Mettre en œuvre SAP AS - Mettre en œuvre les projets spécifiques - Réaliser des développements spécifiques - Réaliser des extractions (SAP DART,…) Mettez en œuvre les possibilités de relecture dès les premiers tests, afin de faciliter l’appropriation des utilisateurs. N’attendez pas les demandes !

Au démarrage
Création des variantes

La création des variantes est particulièrement fastidieuses puisque, généralement, chaque lancement de création d’archive suppose la création d’une variante particulière. Vous pouvez les gérer - Manuellement - Par des variantes de variables - Par des développements spécifiques - Par nos solutions Le mode de création des variantes est l’un des thèmes de votre projet.

Transfert au pupitreur

La mise en œuvre des jobs d’archivage est complexe. Les règles dépendant des objets, des législations nationales, des périodes comptables (cas des périodes 13 à 16), de la date de clôture comptable, et du paramétrage des modules métiers. Le passage des informations à un pupitreur n’est généralement pas possible. Des solutions organisationnelles doivent être trouvées : qui fait l’archivage ?

Stockage de fichiers

Ou stocker les fichiers d’archives ? Sur le serveur? sur un NAS? Dans un système « compliant »? L’espace disponible est t’il suffisant ? Dois je garder les fichiers d’archives techniques pour les services fiscaux ? Dois je sauvegarder les archives avant de lancer les jobs de suppression ? Quand puis je supprimer les archives ? L’architecture de stockage doit être définie, dimensionnée, et gérée.

Travaux longs & nombreux jobs

Les jobs de Write sont parfois très long (des réorganisations de tables préalablement à l’archivage peuvent être requises) Les jobs de Delete sont très nombreux (souvent plusieurs milliers) Le monitoring des travaux d’archivage est donc long, d’autant que les durée de rétention varient selon les pays. Une réflexion sur la gestion des jobs est utile.

Réorganisation

Le gain en volume ne se matérialise qu’après réorganisation (des tables, des tablespaces, des indes, ou de la base selon vos choix) Sans réorganisation, sur certaines tables, vous pouvez obtenir des performance dégradées par l’archivage (par l’augmentation du nombre d’I/O). Lors de l’archivage initial, prévoyez une réorganisation après quelques semaines.

Organisation de l’archivage

Archivage annuel ou récurrent ? Utilisation d’ArchiveLink ? Support de stockage «compliant» ? Utilisation d’un ordonnanceur ? A qui confier l’archivage récurrent? Autant de questions auxquelles vous devrez répondre, afin de limiter la charge de travail récurrente dans le futur.

Durant l’archivage récurent
Continuer

Vous avez réussi votre projet et votre archivage intial. Bravo! Mais des embuches sont encore sur votre route. Assurez vous que l’archivage récurrent va continuer Sinon, vous perdrez votre ROI.

Eviter les erreurs

A chaque création de variante, l’erreur guette Vous ne voulez pas archiver les factures récentes en voulant archiver celles vieilles de trois ans. Vos utilisateurs seraient déstabilisé. Evitez les erreurs dans la création de variantes.

Gérer la faible priorité

Le projet est fini, le SAP CC est de plus en plus chargé par les nouveaux projets et la gestion quotidienne. L’archivage n’est jamais prioritaire. Assurez vous que l’archivage continue !

Archiver les archives

Lorsque les archives ne seront plus requises, Lorsque les données dans les structures SAP AS ne seront plus requise, Il faudra les supprimer. Ces tâches, qui ne seront utiles que dans quelques années ont tendance à être « oubliés » Anticipez l’archivage des archives!

Suivre la législation

Vous respectez les multiples législations concernant l’archivage. Bien ! Mais cette législation et la fiscalité évoluent. Assurez une veille. Prévoyez le processus de mise à jour permettant d’assurer le suivi de la législation.

Suivre les résultats de l’archivage

Le taux d’archivage doit être suivi, et ne pas chuter brusquement. De nouveaux projets, ou un paramétrage différent peuvent modifier les besoins en archivage. Vous rajouterez des objets, ou réduirez les durées de rétention en fonctions des besoins. Organisez un audit annuel ou semestriel de suivi des résultats d’archivage.

Conclusion
Nous travaillons depuis plus de 10 an sur les thématiques d’archivage de données.Certains trouvent l’archivage rebutant: nous espérons que vous le trouverez aussi passionnant que nous.

Il vous apportera un éclairage nouveau sur votre système SAP et sur les données qu’il contient.

Nous avons construit l’ASC afin qu’il vous épargne les travaux fastidieux, qu’ils adresse les principaux challenges d’un projet d’archivage, et qu’il vous permette de découvrir d’un œil nouveau votre système SAP.