SAP-Archivierungsherausforderung
Sie sind verantwortlich für die Archivierung eines oder mehrerer SAP-Systeme – Glückwunsch!

Die Herausforderungen lauern:
Während des Projekts
Während der Tests
Wenn Sie beginnen
Während fortlaufender Archivierung

Während des Projekts
Die Grenzen bestimmen

Sie haben sich darum gekümmert, sowohl den Umfang der Hauptobjekte als auch die Stellen zwischen den Archivierungsobjekten zu bestimmen. Die Verwendung aller Archivierungsobjekte bringt keinen großen Vorteil.

Die Ziele definieren

Sie haben alleine oder mit Hilfe eines Fachkundigen, den vorläufigen Zuwachs der Basis und die Zunahme im Umfang definiert. Sie archivieren selten 100% der Daten —95% ist oft ausreichend. Sie sollten die erreichte Archivierungsstufe beibehalten.

Archivierungshinweise,Namenskonventionen

Die Leute, die die Archivierungsdaten verwenden werden, sind noch nicht im Unternehmen. Um auf die archivierten Daten zuzugreifen, müssen bestimmte Benutzer auf die ,gut’ archivierten Dateien in einer Drop-Down-Liste zugreifen können. Die Archivierungshinweise für die Archivierungsdateien sollten bereits bei der ersten Archivierung einheitlich sein und gute Informationen enthalten.

Die gesetzl. und finanz. Einschränkungen beachten

Steuerrecht unterscheidet sich von Land zu Land, aber die Leitlinien sind überall anwendbar. Der Zeitraum für die Aufbewah- rung von Daten unterscheidet sich pro Objekt und kann in verschie- denen Ländern, Unternehmen oder organisatorischer Einheiten abwei- chen. Archiving should take into account different settings.

Organisation der Archivierung

Welche Mandate werden verwendet, um die Archivierung zu testen? Welche Grenzen werde ich für die Benutzer verwenden, um die Lösung zu testen? Wie viele Aktualisierungen meines Testsystems werden mich dazu zwingen, am Ende meiner Tests für mein Archivierungsprojekt erneut zu archivieren ? Es ist wichtig eine leichte und schnelle Verwaltung der Archivierungsläufe während des Projekts zu haben.

Komplette Archivierung

Wie wir archivieren hat Einfluss auf die Archivinhalte, die Zugriffszeiten auf Archivierung. Archivierung von den Anfängen bis zur Aufbewahrungsperiode dauert lang (man versucht jedes Mal die nicht archivierbaren Daten zu archivieren) und erlaubt keine klare Identifizierung der archivierten Daten während des Archivierungslaufs. Richten Sie eine Archivierung pro Periode (z.B. monatlich) ein und dann eine komplette Archivierung (für das Jahr).

Während der Tests
Anspruchsvolle Laufzeit

Um die Treue der Hauptbenutzer zu testen, ist es am Besten, sie ihre archivierten Daten in einer Produktionskopie testen zu lassen. Archivierung in Höchstgren- zen testen und es früh im Projekt tun, damit die Benutzer Zeit haben, die Archivierung zu verwenden.

Aktualisierungen verwalten

Eine Aktualisierung Ihre Testsystems während des Projekts ist immer gleichbedeutend mit einer Verzögerung. Sie können Ihre Archivierungstests vorhersehen und dokumentieren (Archivierungsverhältnis, Protokolle, Bearbeitungszeit) Idealerweise automatisiert ein Werkzeug die Archivierung, um Ihnen eine neue Archivierung in Ihrer neuen Umgebung zu erlauben.

Es den Benutzern zeigen

Die Benutzer sind selten diejenigen, die die Archivierung verlangen. Die Möglichkeit Tests durchzuführen, erleichtert es Ihnen sicherzustellen, dass die Benutzer hinter Ihrem Projekt stehen. Es ist deshalb wichtig, dass die Lesewiederholungstechniken in Ihrem Testsystem funktionieren – wenn sie dies nicht tun, sind die Benutzer unzufrieden. Verwalten Sie aufmerksam den archivierten Datenzugriff während des Projekts.

Die Lesewiederholung vorhersehen

Um Zugriff auf die archivierten Daten zu erlauben, sollten Sie abhängig von Ihrem Projekt: - SAP AS einrichten - Die bestimmten Projekte ein- richten - Die bestimmten Entwicklungen erreichen - Die Extrakte erstellen (SAP DART,…) Richten Sie die Möglichkeiten der Lesewiederholungen zum Zeitpunkt des ersten Tests ein, um die Akzeptanz bei den Benutzern zu erhöhen. .Warten Sie nicht darauf, dass sie danach fragen !

Beim Start
Die Variablen anlegen

Das Anlegen der Variablen ist besonders anspruchsvoll, da im allgemeinen jeder Start eines Archivierungslaufs, das Anlegen einer bestimmten Variablen voraussetzt. Sie können diese folgendermaßen verwalten: Manuell Nach Varianten der Variable Nach bestimmten Entwicklungen Mit unserer Lösung Der Anlegemodus der Variablen ist einer der Leitmotive Ihres Projekts.

Weitergabe an den Schreib-tischarbeiter

Das Einrichten der Archivierungsjobs ist komplex. Die Regeln hängen von den Objekten, den staatlichen Vorschriften, den Abrechnungsperioden (für Perioden 13 bis 16), dem Datum des Abrechnungsabschlusses und den Einstellungen der fachgerechten Module ab. Die Weiterleitung der Information an den Schreibtischbearbeiter ist normalerweise nicht möglich. Die organisatorischen Lösungen müssen gefunden werden: wer kann die Archivierung vornehmen ?

Die Dateien speichern

Wo kann man die Archivdateien speichern? Auf dem Server? Auf dem NAS? In einem ,konformen’ System? Ist der vorhandene Platz ausreichend? Soll ich die technischen Archivdateien für die Steuerbehörden aufbewahren? Soll ich vor dem Starten des Löschjobs die Archive sichern? Wann kann ich die Archive löschen ? Die Speicherarchitektur muss definiert, ausgemessen und verwaltet werden.

Lange und viele Jobs

Die Archivierungsjobs dauern manchmal sehr lang (die Reorganisierung der vorherigen Jobs für Archivierung mag erforderlich sein). Es gibt eine große Anzahl an Unterdrückungsjobs (oft mehrere Hunderte). Die Überwachung der Archivierungsarbeit ist deshalb zeitaufwendig, vor allem wegen der unterschiedlichen Aufbewahrungsfristen in jedem Land. Es ist sinnvoll über die Verwaltung der Jobs nachzudenken.

Reorganisierung

Das Volumen nimmt nur nach der Reorganisierung zu (die Tabellen, die Tabellenplätze, die Indizes oder Basis gemäß Ihrer Auswahl) Ohne die Reorganisierung bestimmter Tabellen, verschlechtern Sie möglicherweise Ihre Archivierungsperformanz (schlechte Qualität der Indizes). Planen Sie die Reorganisierung ein paar Wochen nach der ersten Archivierung.

Organisation der Archivierung

- Jährliche oder fortlaufende Archivierung? - Verwendung des ArchiveLink? - Unterstützung einer ,konformen’ Speicherung? - Verwendung eines Terminpla- ners? - Archivierung betraut werden ? Sie müssen viele Fragen beantworten mit dem Ziel Die Anzahl von Wiederholungen in der Zukunft zu reduzieren.

Während der fortlaufenden Archivierung
Fortfahren

Sie waren erfolgreich in Ihrem Projekt und Ihrer anfänglichen Archivierung. Glückwunsch! Aber es liegen immer noch Fallgruben vor Ihnen. Stellen Sie sicher, dass die wiederholte Archivierung weitergeführt wird. Wenn dies nicht der Fall ist, werden Sie nie Ihre Renditeziele erreichen.

Fehler vermeiden

Ein Fehler kann mit jedem Anlegen einer Varianten erfolgen. Sie möchten nicht Ihre neuesten SD-Daten archivieren, wenn Sie die drei Jahren alten Daten sichern möchten. Ihre Benutzer wären beunruhigt. Fehler beim Anlegen von Varianten vermeiden.

Niedrige Prioritäten verwalten

Das Projekt ist abgeschlossen. SAP CC wird mehr und mehr mit neuen Projekten und täglicher Verwaltung belastet. Archivierung ist nie eine Priorität. Stellen Sie sicher, dass Ihre Archivierung weiterläuft!

Die Archive archivieren

Wenn die Archive niemals benötigt werden, wenn die Daten in den SAP AS-Strukturen nicht notwendig sind, müssen Sie gelöscht werden. Diese Jobs, die nicht vor Ablauf mehrerer Jahre gestartet werden, werden häufig ,vergessen’ Ahnen Sie die Archivierung der Archive im voraus!

Befolgen Sie die Bestimmungen

Sie beachten die Vielzahl von Bestimmungen bezüglich Archivierung. Großartig! Aber diese Bestimmungen und Steuerbuchhaltungsregeln ändern sich mit der Zeit. Stellen Sie sicher, dass Sie gedeckt sind. Planen Sie einen Aktualisierungsprozess ein, der sicherstellt, dass Sie die neuen Bestimmungen befolgen.

Den Archivierungs- ergebnissen folgen

Der Archivierungsstand muss beibehalten werden und kann nicht plötzlich versagen. Die neuen Projekte oder eine andere Einstellung können die Archivierungsanforderungen ändern. Sie fügen Objekte hinzu, reduzieren die Aufbewahrungsfristen wie es Ihren Bedürfnissen entspricht. Organisieren Sie eine jährliche oder halbjährliche Überprüfung der Archivierungsergebnisse.

Schlussfolgerung
Wir beschäftigen uns seit 10 Jahren mit dem Thema der Datenarchivierung. Einige finden Archivierung unattraktiv: Wir hoffen, dass Sie genauso begeistert davon sind wie wir.
Dies zeigt Ihr SAP-System und die Daten, die darin enthalten sind, in einem anderen Licht.
Wir haben ASC erstellt, um Ihnen harte Arbeit zu ersparen, die Hauptherausforderungen eines Archivierungsjobs anzusprechen und Sie einen neuen Weg entdecken zu lassen, wie Sie Ihr SAP-System betrachten.